Pflicht zur E-Rechnung für Selbstständige: Das solltest du jetzt wissen

Immer mehr Geschäftsprozesse wandern ins Digitale – ab 2026 trifft es auch deine Rechnungen. Die Bundesregierung plant, die E-Rechnung für alle Unternehmen verbindlich einzuführen. Wer jetzt die Weichen stellt, spart später Zeit und Nerven; wer zu lange zögert, verliert nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Wettbewerbsfähigkeit.

Ziel der E-Rechnungs-Pflicht

Hinter der Umstellung steckt nicht nur Modernisierung: Der Staat peilt jährlich 8 bis 10 Milliarden Euro an Mehrerträgen durch weniger Steuerbetrug an. Das erfordert eine vollständige Digitalisierung der Rechnungsläufe, damit Rechnungen nicht mehr per Word oder PDF per Mail, sondern nur noch über geprüfte Plattformanbieter zugestellt werden.

Zeitplan der Einführung

• 1. September 2026: Große Unternehmen und Mittelständler (ETI) müssen auf E-Rechnung umstellen. Viele haben längst auf digitale Buchhaltung umgestellt und begrüßen die klare Vorgabe.
• 1. September 2027: Kleinstbetriebe, kleine und mittlere Unternehmen (TPE/PME) sowie Solo-Selbständige folgen. Bis dahin können sie ihre bisherigen Tools noch nutzen, müssen aber rechtskonforme Dematerialisierungs-Plattformen (PDP) einsetzen.

Ausnahmen und Aufschub

Der Bund stellt eine Liste vor, in der aktuell zugelassene Plattformen aufgeführt sind – diese ist jedoch vorläufig und kann sich ändern, etwa wenn parlamentarische Debatten den Zeitplan verschieben. Ein Beispiel: Ein Webdesigner aus Münster hofft auf eine weitere Schonfrist, während er seine Agentursoftware noch an die Vorgaben anpasst.

Akzeptanz bei Kleinstunternehmen

Fast die Hälfte aller Solo-Selbständigen fühlen sich nicht bereit für die E-Rechnung – vor allem aus Zeitmangel und Unkenntnis der Kosten. In einer Umfrage des Syndikats der Unabhängigen gaben 85 % an, noch nicht zu wissen, wie viel sie monatlich für die Umstellung investieren müssen. Viele Fotograf:innen und Freiberufler:innen fürchten, dass ihnen 50–100 € im Monat (oder mehr) für Plattformgebühren fehlen, die sie eigentlich in ihr Kerngeschäft stecken müssten.

Kosten und Preismodelle

Erfahrungswerte deuten auf eine Tarifierung nach Mengen­staffeln hin: Wer wenige Rechnungen im Monat verschickt, zahlt vermutlich rund 50 €; wer hunderte Dokumente überträgt, landet schnell bei mehreren hundert Euro monatlich. Dazu kommen mögliche Buchhaltungs- und Bankgebühren. Ein Grafiker aus Köln rechnete vor, dass ihn die Pflicht knapp 600 € pro Jahr kosten würde – bei einem durchschnittlichen Nettoeinkommen von 1.200 € monatlich eine ganze Monatsmiete.